Konferencijų organizavimas

Konferencijos yra renginiai, kuriais siekiama dalintis informacija, gerąja patirtimi, įgyti žinių ir idėjų. Konferencijose galima užmegzti naudingas verslo bei mokslo pažintis, dalintis praktiniais patarimais.

Pagal užsakovo pageidavimus sukursime renginio programą, surasime vietą, kurioje konferencija vyks, pasirūpinsime reikiama įranga, kvietimais, maitinimu ir kitais, tokio pobūdžio renginiams būdingais, elementais.

Ką galime Jums pasiūlyti?

• Konferencijos tikslų, temos bei pobūdžio analizę.
• Renginio biudžeto numatymą.
• Konferencijos programą.
• Vietą, kurioje vyks konferencija.
• Techninę įrangą, reikalingą konferencijai.
• Maitinimą, transportavimą, apgyvendinimą.
• Pranešėjų ir vedėjų paiešką.
• Kvietimų gamybą, dalyvių registraciją.
• Sklandų konferencijos eigos koordinavimą.
• Sinchroninį vertimą (jeigu pageidaujama).
• Visas reikalingas ataskaitas po renginio ir kt.

Tinkamos vietos konferencijai parinkimas yra labai svarbus. Nuo to dažnai priklauso renginio kokybė ir dalyvių nuotaika bei savijauta. Turi būti sudaromos palankios darbo sąlygos pranešėjams ir dalyviams, norint, kad konferencija būtų sėkminga. Tinkamas darbo sąlygas dažniausiai lemia salės dydis, triukšmo slopinimas, tinkamas apšvietimas, įgarsinimas ir kitos technikos parinkimas, patalpų vėdinimas ir kt.

Salė

Nuo to, koks konferencijos dalyvių skaičius, priklausys ir salės dydis. Žinant preliminarų dalyvaujančių žmonių skaičių, galima parinkti tinkamą vietą konferencijai.

Triukšmo slopinimas

Pašaliniai garsai ne tik erzina, bet ir blaško renginio dalyvius, todėl, renkantis konferencijos salę, reikia atsižvelgti į triukšmo lygį.

Apšvietimas

Optimalus konferencijos apšvietimas sukurs natūralią darbo aplinką, kuri netrikdys renginio dalyvių ir padės susikoncentruoti ties svarbiausiais dalykais.

Įrangos parinkimas ir išdėstymas

Geram matomumui ir garso sklaidai reikia tinkamai išdėstyti salės kėdes, stalus ir konferencinę įrangą. Populiariausi sėdimų vietų išdėstymo variantai yra apskritas stalas, „U“ forma, „Klasė“ ir kt.

Vėdinimo sistemos

Konferencijos dalyvių darbingumui išlaikyti reikalingas geras salės vėdinimas. Karštą vasaros dieną reikėtų pasirūpinti oro kondicionieriais, o šaltuoju metų laiku – tinkama šildymo įranga.

Konferencijoms reikalinga įranga

• Vaizdo projektoriai.
• Įvairūs kompiuteriai.
• Garso sistemos.
• Vaizdo įranga.
• Sinchroninio vertimo technika.

Papildoma įranga konferencijoms

• Lazerinės rodymo technologijos.
• Interaktyvios rašymo sistemos, lentos.
• Stovai.
• Tribūnos.
• Kanceliarinės priemonės.